Privatlivspolitik for Aalborg Kommunes brug af Google Chromebook i undervisningen

Introduktion

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Aalborg Kommunes skoler bruger Google Chromebooks
i undervisningen.

Indsamling af oplysninger

Når eleverne bruger Google Chromebooks, kan følgende oplysninger blive indsamlet.
Personlige oplysninger: såsom elevens navn, e-mailadresse, og andre identifikationsoplysninger,
som er nødvendige for at oprette og administrere brugerprofiler.
Brugsdata: herunder login-tider, hvilke apps og tjenester der benyttes, og interaktioner med
undervisningsmaterialer.
Enhedsdata: såsom IP-adresser, hardwaremodel, operativsystem, og andre tekniske oplysninger
om enheden.

Brug af oplysninger

De indsamlede oplysninger bruges til følgende formål:
Undervisning: at give eleverne adgang til læringsressourcer og værktøjer, der understøtter
undervisningen.
Administration: at administrere og vedligeholde elevernes konti og sikre, at enhederne fungerer
korrekt.
Sikkerhed: at beskytte mod uautoriseret adgang og sikre, at elevernes data behandles sikkert.

Deling af oplysninger

Vi deler ikke elevernes personlige oplysninger med tredjeparter, undtagen under følgende
omstændigheder:
Med samtykke: når vi har elevens eller forælderens/værgens samtykke hertil.
Juridiske krav: når det er nødvendigt for overholdelse af gældende lovgivning eller på anmodning
fra øvrige offentlige myndigheder. 
Med tjenesteudbydere: Der videregives nødvendige oplysninger til Kommunes databehandler
Google, til deres egne formål, i forbindelse med deres levering og drift af kontorpakkeværktøjet
(Google Workspace for Education). Anvendelsen af kontorpakkeværktøjet er generelt beskrevet i
Google Cloud Privacy Notice og tydeliggjort i Privatlivspolitik for Google Workspace for Education.
Når du tilgår kontorpakkeværktøjet via en Chromebook benyttes ligeledes Chrome
operativsystemet og Chrome browseren. Anvendelsen af disse er generelt beskrevet i Google
Privacy Policy og til privatlivspolitikken har Google udgivet en uddybende beskrivelse. Googles
behandling af dine oplysninger bruges til at levere og vedligeholde de tjenester som bruges til
undervisningsbrug, samt til at forbedre sikkerheden og pålideligheden af kontorpakkeværktøjet.

Google anvender ikke oplysningerne til at forbedre deres tjenester, funktionalitet og udvikling.

Ydermere videregiver vi også personoplysninger til Google som selvstændig dataansvarlig i
forbindelse med Googles overvågning af ”Child Sexual Abuse Material (CSAM)”.

Den begrænsede behandling til Googles egne formål er konsolideret og godkendt af Datatilsynet
jf. afgørelse pr. 10. juli 2024.

For yderligere informationer om Googles behandling af personoplysninger kan nedenstående link
tilgås:
Googles servicevilkår
Googles privatlivspolitik
Privatlivspolitik for Google Workspace for Education

Rettigheder for elever og forældre

Elever og deres forældre/værger har følgende rettigheder i forhold til deres personlige oplysninger:
Ret til indsigt: at anmode om en kopi af de personlige oplysninger, vi har om eleven.
Ret til berigtigelse: at anmode om rettelse af eventuelle unøjagtige eller ufuldstændige
oplysninger.
Ret til sletning: at anmode om sletning af personlige oplysninger under visse omstændigheder.
Ret til begrænsning: at anmode om begrænsning af behandlingen af personlige oplysninger.
Ret til indsigelse: at gøre indsigelse mod behandlingen af personlige oplysninger, hvis
behandlingen er baseret på vores legitime interesser.
For yderligere informationer om Aalborg Kommunes generelle privatlivspolitik, se venligst Aalborg
Kommunes hjemmeside: Generel privatlivspolitik

Kontaktinformation

Databeskyttelsesrådgiveren:
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder i
forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger. Du kan kontakte
databeskyttelsesrådgiver Kathrine Tvorup Pajkes på følgende måder:

Skriv til databeskyttelsesrådgiveren på følgende mail:dbr@aalborg.dk

Ring til databeskyttelsesrådgiveren på telefonnummer: 99 31 19 75.

Send et brev til databeskyttelsesrådgiveren på denne adresse:

Aalborg Kommune
Att. Databeskyttelsesrådgiveren
Boulevarden 13
9000 Aalborg

Du kan læse mere om hvad databeskyttelsesrådgiveren kan hjælpe med på www.aalborg.dk/dbr

Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores håndtering af dine personoplysninger og rettigheder, så opfordrer vi altid til, at du kontakter os. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

Privatlivspolitik for Aalborg Kommunes brug af Google Gemini

Du (dit barn/eleven) er registreret i kommunens IT-system

Aalborg Kommune har i forbindelse med din (dit barn/elevens) anvendelse af Google Gemini fået oplysning fra dig. Du har ret til at få at vide, at vi registrerer oplysninger om dig. Oplysningerne er registreret i Google Gemini, som overholder reglerne for behandling af personoplysninger.
Oplysningerne behandles i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e omhandlende myndighedsudøvelse. Dette hjemmelsgrundlag suppleres med Folkeskoleloven.  

Samtykke

Hvis du har givet samtykke til, at kommunen behandler oplysninger om dig, kan du altid tilbagekalde samtykket. Hvis du tilbagekalder samtykket, gælder det alene for fremtiden. 
Hvad registrerer kommunen om dig, når du bruger Google Gemini?
Når du anvender Google Gemini, behandles der brugeroplysninger (din brugerkonto) om dig (dit barn/eleven) som registreret bruger hos Google. Derudover behandles de informationer, som du selv (dit barn/eleven) indtaster i prompts eller uploader til Gemini i eventuelle vedhæftede filer. Alle data anvendes kun i Google Gemini og anvendes ikke til andre formål.

Hvem giver kommunen oplysninger til?

Dine oplysninger i Google Gemini er kun til dit eget brug. De videregives ikke til andre. Google anvender heller ikke dine data til træning af Gemini. Ingen har adgang til dine oplysninger.
Overførsel til tredjelande
Der sker ikke overførsel af data til tredjelande for de data, hvor Google er databehandler. 

Statistik

Dine oplysninger anvendes ikke til statistiske formål.

Hvor lang tid gemmer kommunen dine oplysninger

Dine oplysninger som udgangspunkt i Google Gemini i 18 måneder. Hvis du går ud af skolen, deaktiveres din konto, hvorefter alle dine Google data ligger latent i 180 dage inden de slettes helt. 

Hvor kan jeg henvende mig?

Hvis du har spørgsmål, kan du rette henvendelse til din skole.
Du kan også kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver:
Kathrine Tvorup Pajkes
Økonomi og Erhverv
Rantzausgade 6
9000 Aalborg
www.aalborg.dk/dbr

Dine rettigheder

Du har ret til at få at vide, hvilke oplysninger, vi har registreret om dig og bruger i vores sagsbehandling. Du har normalt også ret til at se oplysningerne. Hvis du vil se oplysningerne, skal du henvende dig til skolen.
Du har ret til at bede om, at oplysningerne om dig bliver begrænset, rettet eller slettet, hvis du mener, de fx er urigtige eller giver et forkert indtryk. Kommunen skal tage stilling til din anmodning, men det er ikke sikkert, at vi er enige med dig.
Hvis du vil bede om at få begrænset, rettet eller slettet oplysninger, skal du rette henvendelse til skolen.

Din ret til at gøre indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod, at kommunen behandler oplysninger om dig. Kommunen har pligt til at tage stilling til din anmodning. Det er dog ikke sikkert, at kommunen er enig med dig. Hvis du vil gøre indsigelse, skal du rette henvendelse til skolen.

Hvem kan jeg klage til?

Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35.
2500 Valby.